从手机通知开始管起
早上刚打开手机，微信、微博、新闻App接连弹出十几条消息。还没开始工作，注意力已经被撕成碎片。很多人以为自己在“多任务处理”，其实是在不断打断自己。关掉非必要的通知，把手机调成勿扰模式，或者直接放在另一个房间，能立刻减少干扰。
任务清单别写太满
很多人喜欢列长长的待办事项，写完一页才觉得安心。但真正能完成的往往不到一半。不如每天只写3件最重要的事，完成一件再看下一件。比如今天的目标是：提交项目报告、回复客户邮件、整理下周会议资料。做完这三项，其他都是加分项。
用番茄钟控制节奏
设定25分钟专注时间，期间不做任何无关的事。手机静音，浏览器只开必要页面。时间一到休息5分钟，走动一下，喝口水。四个周期后休息久一点。这个节奏适合写文档、编程、设计这类需要深度投入的工作。
电脑桌面越乱，脑子越累
桌面上堆着几十个文件图标，每次找东西都要翻半天。花十分钟整理一次：建立“待处理”“已完成”“临时文件”三个文件夹，把文件归类放好。命名也别偷懒，用“合同_20240415_v2”比“新建文本文档(3)”清楚得多。
重复操作就该被自动化
每天都要导出数据、重命名、发邮件？试试用快捷指令或批处理脚本。比如在Mac上可以用“快捷指令”自动把下载文件夹里的图片移到指定目录：
<?automator workflow?>
Run Shell Script: mv ~/Downloads/*.jpg /Users/name/Pictures/Daily/
</?automator workflow?>开会前先问值不值
一个5人会议开30分钟，相当于浪费了2.5个人小时。如果只是同步信息，不如写段文字发群里。必须开会时，提前发议程，限定每人发言时间。会议室门口贴张白板，写清目标和截止时间，避免跑题。
晚上花10分钟规划明天
临睡前打开日历或笔记本，写下第二天上午要做的第一件事。比如“9点前完成周报初稿”。这样醒来不会发呆半小时，直接进入状态。顺便检查闹钟和通勤路线，避免早上手忙脚乱。
工具不在多，在于用熟
有人装了一堆效率App，却连Excel的筛选功能都没搞明白。与其到处找新工具，不如把常用软件吃透。比如学会Word的样式模板，下次写报告直接套用格式；掌握Chrome的标签分组，十几个网页也能井井有条。